Khi dùng W-2 trả lương cho thợ là “employee,” chủ tiệm Nail đương nhiên bị chi phối cùng lúc bởi cả hai thứ luật thuế vụ và luật lao động.
Từ trước đến nay, người Việt làm thợ Nail ở Mỹ vẫn thường lãnh lương qua phương thức ăn chia với chủ tiệm dựa trên tổng số tiền thâu được từ khách hàng, và chủ tiệm cấp mẫu 1099-MISC để người thợ tự khai thuế hàng năm. Bằng vào cách này, người thợ được chủ tiệm Nail xem như là một người làm việc độc lập (independent contractor) chứ không phải là nhân viên (employee) của tiệm Nail theo luật thuế vụ và luật lao động, và sẽ được lãnh trọn tiền lương mà không bị trừ thuế trên mỗi kỳ lương. Về phía chủ tiệm Nail, nếu phân định thợ làm trong tiệm là “independent contractor” thì sẽ không cần đóng các khoản thuế liên quan đến việc thuê mướn “employee,” và cũng không bị ràng buộc bởi các luật lệ lao động hiện hành. Nhưng nếu chủ tiệm bị kiểm tra bởi sở thuế IRS hoặc các cơ quan lao động mà không chứng minh được người thợ là “independent contractor” theo đúng luật thì sẽ bị phạt.
Trong mấy năm gần đây, do không hiểu rõ các luật lệ phức tạp của vấn đề phân định sự khác biệt giữa “independent contractor” và “employee” trong nghề Nail, rất nhiều chủ tiệm Nail dùng 1099-MISC để trả công cho thợ đã bị phạt vạ nặng nề bởi sở thuế vụ IRS và các cơ quan lao động vì không chứng minh được người thợ là “independent contractor” theo đúng luật hiện hành. Từ đó, một số chủ tiệm Nail trước đây dùng 1099-MISC để chia lương với thợ, đã lần lượt chuyển sang cách làm bảng lương (payroll) và dùng W-2 trả lương cho thợ như một “employee” với mục đích tránh rắc rối với IRS và các cơ quan lao động.
Tuy nhiên, qua những đợt kiểm tra ồ ạt của các cơ quan lao động nhắm vào tiệm Nail đang diễn ra khắp nơi trên nước Mỹ, rất nhiều chủ tiệm Nail mặc dầu dùng W-2 để trả lương cho thợ như “employee,” cũng vẫn bị những khoản tiền phạt rất nặng vì không tuân hành các quy định của luật lao động trong việc trả lương cho “employee.” Thêm vào đó, thời gian gần đây tại các nơi trên nước Mỹ từ California đến New York, nhiều tiệm Nail trả lương cho thợ bằng W-2 đã trở thành mục tiêu khiếu nại hoặc thưa kiện bởi thợ Nail vi phạm luật lao động. Sự kiện này khiến nhiều chủ tiệm Nail dùng W-2 trả lương cho thợ phải vô cùng hoang mang và lo lắng, mà nguyên nhân cũng là vì đã không tìm hiểu cặn kẽ những phức tạp và khác biệt giữa luật lao động và luật thế vụ Hoa Kỳ trong vấn đề lương bổng của “employee.”
Các ràng buộc pháp lý của chủ tiệm Nail có thợ là “employee”
Khi dùng W-2 trả lương cho thợ là “employee,” chủ tiệm Nail đương nhiên bị chi phối cùng lúc bởi cả hai thứ luật thuế vụ và luật lao động.
Để hợp lệ với luật thuế vụ, chủ tiệm Nail chỉ cần căn cứ trên tổng số tiền trả cho “employee” trong mỗi kỳ lương rồi khấu trừ và đóng đầy đủ các khoản thuế theo luật định. Sở thuế IRS hoặc cơ quan thuế vụ tiểu bang chỉ có nhiệm vụ thâu thuế nên không quan tâm hay thắc mắc về cách thức mà chủ tiệm trả lương cho người “employee,” và cũng không cần biết người “employee” đã làm việc như thế nào để được chủ tiệm trả cho số lương đó. Nhưng với luật lao động thì có những quy định rất phức tạp chi phối chủ tiệm Nail trong vấn đề lương bổng của “employee,” mà thậm chí những chuyên viên kế toán hay trong ngành thuế vụ cũng ít biết rõ, vì luật lao động không nằm trong lãnh vực chuyên môn của giới này.
Theo luật lao động tại tất cả các tiểu bang Hoa Kỳ, “employee” trong tiệm Nail phải được hưởng mức lương tối thiểu và lương giờ phụ trội (overtime pay) khi làm trên 40 giờ trong khung thời gian một tuần lễ, bất luận là lãnh lương theo giờ hay theo lối chia huê hồng (commission). Riêng luật California, Nevada và Alaska còn quy định thêm cho “employee” phải được hưởng lương overtime nếu làm việc trên 8 giờ trong một ngày. Luật lao động cũng đòi hỏi chủ tiệm Nail phải lưu giữ hồ sơ cá nhân (recordkeeping requirements) của “employee,” trong đó phải gồm có cách thức tính lương, số giờ mà người đó đã làm việc hàng ngày và hàng tuần, tổng số lương được trả trong mỗi tuần, v.v… Và trong mỗi kỳ trả lương, chủ tiệm phải kèm theo bản chiết tính ghi rõ các khoản khấu trừ cùng với mức lương và số giờ mà “employee” đã làm việc trong kỳ lương đó, bất luận số tiền trả cho người “employee” là tiền lương giờ hay tiền chia huê hồng. Bên cạnh các quy định trong vấn đề lương bổng áp dụng cho thợ Nail là “employee,” luật lao động tại nhiều tiểu bang còn buộc chủ tiệm phải cho “employee” giờ nghỉ giải lao và ăn trưa, tùy vào tổng số giờ trong mỗi ca làm việc. Và tại hầu hết các tiểu bang (ngoại trừ South Dakota, Texas và Wyoming), chủ tiệm Nail có thợ là “employee” phải mua bảo hiểm lao động (workers’ compensation insurance) theo đúng những đòi hỏi khác biệt của từng tiểu bang.
Lý do chính yếu khiến tiệm Nail dùng W-2 trả lương cho thợ là “employee” bị phạt vạ bởi cơ quan lao động là vì đã không ghi rõ số giờ làm việc khi trả lương cho thợ, hoặc vì số tiền trên check lương của thợ không phù hợp với số giờ làm việc mà người thợ đó có quyền được hưởng lương theo luật lao động. Trong nghề Nail của người Việt ở Mỹ, nhiều chủ tiệm vẫn có thói quen trả một phần lương bằng tiền mặt theo đòi hỏi của những thợ Nail đi làm nhưng không muốn khai báo đầy đủ lợi tức. Và thói quen trả tiền mặt cho thợ không có chứng từ, sẽ là một trở ngại và rủi ro rất lớn đối với chủ tiệm Nail dùng W-2 để trả lương cho “employee” mà không hiểu rõ luật lao động. Để tránh rắc rối với các cơ quan lao động và ngăn ngừa những vụ khiếu nại hay thưa kiện của thợ là “employee,” chủ tiệm Nail cần phải hiểu thế nào là thời gian mà “employee” phải được trả lương theo luật định, và nếu tiệm có nhiều thợ làm việc full-time hay part-time thì nên soạn thảo một bản điều lệ ghi rõ vấn đề lương bổng của thợ Nail sao cho đúng với luật lao động. Trên nguyên tắc, thời gian mà “employee” có quyền được hưởng lương là thời gian mà đương sự phải làm việc hay được phép làm việc (to suffer or permit to work), bao gồm thời gian phải “chờ đợi để làm việc” (engaged to wait). Tuy nhiên, thời gian “chờ đợi để được giao việc” (waiting to be engaged) thì không được kể là thời gian làm việc, và vì vậy sẽ không được hưởng lương.
Gần đây, chúng tôi được biết đã có rất nhiều chủ tiệm Nail bị phạt khá nặng trong những vụ kiểm tra của các cơ quan lao động trên khắp nước Mỹ. Riêng tại thành phố Fresno của tiểu bang California với khoảng chừng hơn một trăm tiệm Nail, chỉ trong mấy tuần lễ đầu tháng Mười 2013 đã có rất nhiều tiệm của người Việt bị phạt vạ trong một chiến dịch kiểm tra quy mô phối hợp giữa cơ quan EDD và văn phòng Ủy Viên Lao Động, và một vài tiệm trong số đó đã bị phạt hàng trăm ngàn Mỹ kim. Theo luật hiện hành, chủ tiệm Nail sau khi bị phạt sẽ có rất ít thời gian để khiếu nại hoặc xin tái xét. Nếu qua thời gian này mà chủ tiệm không kịp làm thủ tục khiếu nại thì quyết định phạt sẽ tự động trở thành chung cuộc, và tiểu bang sẽ áp đặt quyền cầm giữ (Tax/Judgment lien) trên chủ quyền mọi thứ tài sản cá nhân của chủ tiệm Nail cho đến khi thâu đủ các khoản tiền phạt cộng với tiền lời. Ngoài ra, cũng cần biết rằng hiện nay cơ quan lao động của các tiểu bang đều có thỏa thuận trao đổi thông tin với sở thuế liên bang IRS, và kết quả kiểm tra tiệm Nail luôn được cơ quan lao động thông báo đầy đủ đến IRS. Vì vậy, các tiệm Nail sau khi bị phạt vạ bởi cơ quan lao động, cũng sẽ có thể trở thành đối tượng bị kiểm toán trong vấn đề thuế vụ bởi sở thuế IRS.
Trước những cuộc kiểm tra của cơ quan lao động đang diễn ra khắp các tiểu bang Hoa Kỳ nhắm vào tiệm Nail cùng với những vụ thợ Nail hùa nhau khiếu nại và thưa kiện chủ tiệm, nghề Nail của người Việt ở Mỹ quả thật đang gặp một đại nạn chưa từng thấy từ trước đến nay, có thể khiến cho nhiều chủ tiệm Nail có cơ phá sản. Để có thể tiếp tục tồn tại, quý vị chủ tiệm Nail dầu áp dụng cách thức trả lương cho thợ bằng 1099-MISC hay W-2 cũng cần phải cấp thời tìm hiểu các luật lệ thuế vụ và lao động áp dụng trong trường hợp của tiệm mình. Nếu không biết phải làm thế nào cho hợp lệ thì tìm sự trợ giúp của người có hiểu biết chuyên môn trong cả hai lãnh vực thuế vụ và luật lệ lao động. Và điều quan trọng hơn hết là đừng vì cái lợi nhỏ trước mắt mà tự tạo ra cho mình nhiều cái hại rất to lớn không thể luờng trước được.
oOo
Muốn có đầy đủ thông tin và sự giải thích rõ ràng về các luật lệ hiện hành liên quan đến nghề Nail, hãy tìm đọc sách “Luật Pháp & Nghề Nail tại Hoa Kỳ” (2013) biên soạn bởi Tiến Sĩ Luật Khoa Tom Huỳnh, là người đã được đài Tiếng Nói Hoa Kỳ (Voice of America) phỏng vấn về các luật lệ liên quan đến nghề làm Nail tại Mỹ.
Luật Pháp & Nghề Nail tại Hoa Kỳ
Giá mỗi quyển: $14.95 + $5.00 cước phí (trong Hoa Kỳ)
Gửi tên & địa chỉ người nhận và chi phiếu/Money Order về:
Tom Huynh, J.D.
221 Main Street, #1011
Seal Beach, CA 90740
