Sau một quá trình phấn đấu tích cực và lâu dài để đạt được các chứng chỉ TOEFL, SAT, bảng điểm cấp 3 tốt và các hoạt động ngoại khóa…(xem Tổng quan quy trình nộp hồ sơ đại học Hoa Kỳ) thì công việc cuối cùng hết sức quan trọng sẽ là chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh và gửi cho trường.

 Thành phần của một bộ hồ sơ về chi tiết có thể thay đổi ít nhiều tùy theo từng trường. Những chi tiết này các bạn có thể dễ dàng tìm thấy trên website của các trường (bạn vào mục Admission rồi vào mục Application). Một số trường còn cung cấp các danh mục các tài liệu cần gửi (checklist), khi các bạn nghiên cứu các website của trường có thể tìm kiếm những checklist này để tiện chuẩn bị. Về cơ bản một bộ hồ sơ thường gồm những phần sau:

- Đơn xin học (Application Form): bao gồm một bài luận khoảng 500 từ (xem Bài luận) - Thư giới thiệu. - Đơn xin trợ giúp tài chính. - Bảng điểm cấp 3. - Điểm TOEFL, SAT Reasoning Test, SAT Subject Test (thường học sinh được yêu cầu đăng kí gửi thẳng điểm cho trường từ ETS và College Board). Hiện nay một số trường không yêu cầu học sinh gửi điểm SAT – các bạn có thể xem trên website để biết yêu cầu cụ thể của từng trường.

Ngoài ra các bạn học sinh còn có thể gửi kèm trong hồ sơ xin học:

- Thư xin miễn lệ phí nộp hồ sơ (Fee waiver) - Bản dịch công chứng / bằng khen giấy chứng nhận các thành tích nổi bật - Các bài viết mẫu (sample writing), tranh vẽ, đĩa CD & DVD, ảnh… ghi lại những khả năng hoặc thành tích của bạn.

Đơn xin học (Application Form)

Application form là một bộ hồ sơ do trường tự biên soạn và gửi đến cho các sinh viên có nguyện vọng nộp đơn vào trường cùng với các tài liệu giới thiệu về trường (brochures).

=> Xem chi tiết: Application Form

Đơn bổ trợ (Supplemental form)

Nhiều trường đại học ngoài việc đòi hỏi bạn gửi Common Application Form còn yêu cầu thêm một đơn phụ nữa để bổ sung những thông tin trường cần biết về bạn mà trong Common Form không đề cập đến. Tùy từng trường, Supplement Form có thể được nộp qua website (trong mục Supplement) hoặc bạn phải download và gửi cho trường qua đường bưu điện.

Thư giới thiệu

Là một phần rất quan trọng trong hồ sơ tuyển sinh, đặc biệt với các trường có uy tín. Đây là một cách để ban tuyển sinh có một góc nhìn chân thực và sống động hơn về thí sinh. Thông thường các trường đại học yêu cầu thí sinh gửi kèm 3 lá thư giới thiệu của 3 giáo viên khác nhau trong hồ sơ của mình.

=> Xem chi tiết: Thư giới thiệu

Giấy tờ tài chính

Đối với các bạn du học tự túc, bạn phải điền mẫu đơn kê khai về tài chính của trường (thường gọi là Certification of Finances). Kê khai tài chính bao gồm các nguồn tài chính từ gia đình tại Việt Nam và thân nhân tại Mỹ và cam đoan lo liệu cho bạn trong thời gian học đại học.

Đối với các bạn xin trợ cấp tài chính (financial aid), bạn cần cung cấp thông tin để giúp hội đồng tuyển sinh và xét duyệt tài chính đánh giá năng lực tài chính của các gia đình thí sinh, để đưa ra các quyết định về trợ giúp tài chính đối với thí sinh. Với sinh viên Việt Nam, bản kê khai tài chình này thường bao gồm đơn xin trợ cấp tài chính (financial aid application form) có đính kèm trong bộ hồ sơ bạn nhận được từ trường đại học và bảng lương của phụ huynh, có xác nhận của đơn vị công tác.

Tất cả các giấy tờ tài chính đều phải được dịch ra tiếng Anh, ký tên và đóng mộc.

=> Xem chi tiết: Học bổng và Trợ cấp tài chính

Bảng điểm cấp 3

Nếu trường các bạn có mẫu bảng điểm bằng tiếng Anh (Transcript) sẵn thì bạn chỉ cần xin trường làm cho nhiều bản (tùy vào số trường cần nộp), lấy dấu và chữ kí của hiệu trưởng, hiệu phó rồi gửi đi. Nếu trường không có mẫu bảng điểm tiếng Anh bạn có thể sử dụng bản dịch công chứng học bạ. (Hoặc nếu trường không quá khó khăn bạn có thể tự dịch rồi xin dấu, hãy tham khảo các tài liệu để dịch sao cho đúng).

=>Xem thêm: Bảng điểm cấp 3

Điểm các kỳ thi chuẩn hóa

Bao gồm điểm thi TOEFL (đối với sinh viên quốc tế), SAT (I & II) hoặc ACT. Các kì thi này được coi như những thước đo chuẩn để đánh giá các học sinh đến từ nhiều trường phổ thông khác nhau, với nhiều chương trình học, yêu cầu và cách đánh giá khác nhau.

=> Xem chi tiết: TOEFL và SAT

Fee Waiver

Fee waiver là một bức thư do Hiệu Trưởng/ Hiệu Phó/ Giáo viên chủ nhiệm kí, chứng nhận rằng bạn có hoàn cảnh khó khăn và xin trường miễn cho việc đóng phí nộp hồ sơ. Đối với các bạn học cấp 3 ở Mỹ thì có thể xin đơn này từ Cố vấn học tập (Counselor). Các trường thường nêu rõ trên website là có cho miễn đóng phí này không, và nếu miễn thì có cần thư hay không (một số trường có đơn làm sẵn để Hiệu trưởng/ Hiệu phó điền vào). Một số trường tự động miễn phí cho học sinh quốc tế nên bạn không cần gửi nữa. Nếu bạn là người xin học bổng thì bạn nên xin miễn phí nộp hồ sơ.

Một lời khuyên quan trọng là nếu trường không nói gì trên website về việc miễn phí nộp hồ sơ thì bạn cũng có thể viết thư hỏi và xin miễn.

=> Xem chi tiết: Fee waiver và Fee waiver sample (dành cho học sinh Việt Nam)

Các tài liệu bổ trợ (Additional materials)

Ngoài những danh mục trường yêu cầu bạn phải gửi, bạn hoàn toàn có thể gửi thêm những tài liệu bổ trợ mà bạn cảm thấy sẽ làm tăng ấn tượng của bạn đối với những người đọc hồ sơ. Hãy nhớ rằng số lượng người xin học rất lớn nên cơ hội được nhận của bạn phụ thuộc vào việc bạn có làm cho mình nổi bật được hay không. Gửi thêm tài liệu như ảnh (có chú thích…), băng cát sét, đĩa DVD, ghi lại bạn chơi đàn hay đơn giản chỉ là một đoạn giới thiệu về mình, những suy nghĩ của mình, những bài thơ bạn sáng tác, tập tranh vẽ…sẽ làm lưu lại ấn tượng về bạn trong mắt những người xét duyệt hồ sơ.

Bạn nên chú ý một vài điều:

- Nếu trường nào ghi rõ là không yêu cầu và không xem xét những tài liệu gửi thêm như trên thì bạn cũng không nên gửi. Hãy đọc kĩ các yêu cầu của trường và chứng tỏ rằng bạn đã nghiên cứu và hiểu cặn kẽ về trường và những gì trường cần.

- Một số trường có thể yêu cầu bạn gửi sample writing, tức là những bài viết bằng tiếng Anh bạn viết trước đây ở trường. Nếu bạn không có (hoặc những bài giữ được không hay, bạn không muốn gửi) thì có thể viết thư giải thích cho trường (rằng ở trường các bạn viết văn bằng tiếng Việt…v.v) và đề nghị viết một bài mới thay vào.

- Khi bạn sắp xếp hồ sơ để cho vào phong bì (nếu bạn gửi tất cả các tài liệu vào một phong bì) thì nên sắp xếp có trật tự, mục nào ra mục nấy (ví dụ như các tài liệu liên quan đến học tập, các đơn xin trợ giúp tài chính, các loại bằng khen).

Đối với các bằng khen bạn nên làm một danh mục liệt kê các thành tích để người đọc tiện theo dõi (nhiều khi bạn gửi một tập mà không sắp xếp gì họ sẽ nghĩ là bạn làm công nghiệp, cẩu thả và không quan tâm nhiều đến trường họ).

Thường thì cách sắp xếp thế nào sẽ không ảnh hưởng đến khả năng được nhận của bạn (vì những thứ đó sẽ đi qua tay những người tiếp nhận và xử lí hồ sơ trước khi những người đọc hồ sơ đọc chúng). Nhưng cẩn thận vẫn hơn phải không bạn?

Một số lời khuyên quan trọng

1. Bắt đầu chuẩn bị hồ sơ càng sớm càng tốt. Hãy kiểm tra kĩ càng trước khi gửi đi để tránh các lỗi sai, lỗi chính tả… Hãy chú ý để đơn của bạn đạt chất lượng tốt nhất, không cần phải lo lắng nộp hồ sơ quá sớm. Miễn là bạn nộp đúng hạn, đơn nộp trước hạn 1 tháng hay 1 ngày đều được đánh giá như nhau.
2. Trước khi gửi nên photocopy ít nhất một bản để đề phòng. Ngoài ra, nên gửi bằng bảo đảm để tránh rủi ro thất lạc.
3. Nếu nộp đơn qua mạng bạn nên nộp trước hạn ít nhất 2 ngày vì đến hạn nộp hồ sơ lượng người nộp hồ sơ online tăng lên rất lớn có thể chậm hoặc nghẽn mạng.
4. Nếu bạn không thể nộp tất cả các thứ trường yêu cầu trước ngày hạn thì ít nhất hãy gửi Common Application đúng hạn, những thứ khác (thư giới thiệu, bảng điểm…) có thể nộp muộn 1- 2 tuần.
5. Nếu bạn có những bất lợi (trường bạn không cung cấp các lớp AP hoặc honors, bạn không đủ điều kiện để tham gia những chương trình đặc biệt ở trường…) thì bạn nên viết thư và giải thích cặn kẽ với trường. Bạn cũng có thể nhờ thấy cô hoặc cố vấn học tập viết thư cho bạn nhưng tốt nhất vẫn là bạn tự viết, tự gửi.
6. Khi bạn nộp những tài liệu bổ trợ (bài luận thêm, giấy tờ…) thì nên ghi tên họ, ngày sinh và địa chỉ email lên góc trên của tờ giấy để đảm bảo chúng không bị thất lạc.
7. Nếu bạn apply cho rất nhiều trường thì nhớ kiểm tra tên trường khi gửi tài liệu đến các trường khác nhau để tránh những tai nạn như một bức thư gửi tới đại học Brandeis lại được mở đầu là “Dear Bates College”
8. Những bạn xin học từ Việt Nam nên gửi kèm bản giới thiệu về trường của bạn (School Profile) và một bản tóm tắt về hệ thống chấm điểm của Việt Nam để giúp làm rõ. Nếu bạn có thể yêu cầu thầy cô hoặc Ban giám hiệu xác nhận hai bản này thì sẽ tạo ấn tượng tốt hơn đối với trường.
9. Sau khi hồ sơ được gửi đi khoảng vài tuần, các trường sẽ liên hệ với bạn để xác nhận là hồ sơ của bạn đã đầy đủ hay chưa. Nếu không thấy liên lạc từ các trường, bạn nên chủ động viết thư hỏi vì lượng hồ sơ gửi đến trường rất nhiều, khả năng thất lạc là có và không phải lúc nào nhân viên của trường cũng có đủ thời gian để kịp thời thông báo cho bạn gửi bổ sung.